יש צורך בתהליך בדיקת אשראי כדי להבטיח שעסק לא יעניק אשראי ללקוחות שאינם יכולים לשלם. מחלקת האשראי מטפלת בכל ביקורות האשראי. המחלקה עשויה לקבל עותקי נייר של הזמנות מכירה ממחלקת הזמנת ההזמנות, המתעדים כל הזמנה אותה מבקש הלקוח. בסביבה ידנית זו, קבלת הזמנת מכירה מפעילה תהליך בדיקה ידני שבו צוות האשראי יכול לחסום את ההזמנות מלהגיע למחלקת המשלוח אלא אם כן הוא מעביר עותק מאושר למנהל המשלוח. הליך הזמנת ההזמנה עבור מערכת ידנית מתואר להלן:
קבל הזמנת מכירה . מחלקת הזנת ההזמנות שולחת עותק של כל הזמנת מכירות למחלקת האשראי. אם הלקוח הוא לקוח חדש, מנהל האשראי מייעד זאת לאיש צוות אשראי. הזמנת מכר מלקוח קיים תינתן ככל הנראה לאיש האשראי שכבר הוקצה לאותו לקוח.
הוצא בקשת אשראי . אם הלקוח הוא חדש או שלא עשה עסקים עם החברה זמן רב, שלחו אליו בקשת אשראי ובקשו שהיא תושלם ותוחזר ישירות למחלקת האשראי. זה יכול להיעשות באמצעות דואר אלקטרוני או דף אינטרנט כדי להאיץ את תהליך הבקשה.
אסוף ובדק בקשת אשראי . עם קבלת הזמנת מכירה הושלמה, בדקו אותה בכדי לוודא שכל השדות הושלמו, ופנו ללקוח לקבלת מידע נוסף אם חלק מהשדות אינם מלאים. לאחר מכן אסוף דוח אשראי, דוחות כספיים של לקוחות, הפניות לבנקים והפניות אשראי.
הקצה רמת אשראי . על סמך המידע שנאסף והאלגוריתם של החברה למתן אשראי, קבע סכום אשראי שהחברה מוכנה להעניק ללקוח. יתכן שניתן יהיה גם להתאים את רמת האשראי אם לקוח מוכן לחתום על ערבות אישית.
החזק את ההזמנה (אופציונלי) . אם הזמנת המכירה היא מלקוח קיים וקיימת חשבונית שטרם שולמה ולא פתורה מהלקוח עבור יותר מ ___ $, החזק את הזמנת המכירה. צרו קשר עם הלקוח והודיעו לו כי ההזמנה תישאר בהמתנה עד למועד בו תשלם החשבונית החוב.
השג ביטוח אשראי (לא חובה) . אם החברה משתמשת בביטוח אשראי, העבירו את פרטי הלקוח הרלוונטיים למבטח כדי לבדוק האם היא תבטח את סיכון האשראי.
אמת את אשראי שנותר (אופציונלי) . יתכן והועברה הזמנת מכר ממחלקת הזנת ההזמנות עבור לקוח קיים שכבר קיבל אשראי. במצב זה צוות האשראי משווה את סכום האשראי שנותר לסכום הזמנת המכירה ומאשר את ההזמנה אם יש מספיק אשראי להזמנה. אם לא, צוות האשראי שוקל עלייה חד פעמית ברמת האשראי על מנת לקבל את ההזמנה, או פונה ללקוח על מנת להסדיר הסדר תשלום חלופי.
אשר הזמנת מכירה . אם צוות האשראי מאשר את רמת האשראי הדרושה להזמנת מכירה, הוא חותם על הזמנת המכירה כמאושר, חותם על הטופס ומעביר העתק למחלקת המשלוח למימוש. הוא שומר גם עותק.
הגש תיעוד אשראי . צור קובץ עבור הלקוח ושמור בו את כל המידע שנאסף כחלק מתהליך בחינת האשראי.
