היחס בין ספר לחשבון משווה את כמות ההזמנות החדשות שהתקבלו לכמות הסחורות והשירותים שחויבו בתקופת מדידה. כאשר יחס זה מתרחב (היחס גדול מ -1), זה מצביע על כך שארגון מסוגל להחליף את צבר ההזמנות שלו בהזמנות חדשות. לעומת זאת, כאשר יחס זה הולך ופוחת (היחס הוא פחות מ -1), זהו אינדיקטור חזק לבעיות הממשמש ובא, מכיוון שעסק עומד כעת בפני הסיכוי שבסופו של דבר לא יהיה צבר כלשהו, מה שיוביל לירידה מהירה ב דיווחו על מכירות. לדוגמא, עסק מייצר מיליון דולר של הזמנות חדשות בחודש, בעוד שהוא מחייב ללקוחותיו 800 אלף דולר באותה תקופה. התוצאה היא יחס ספר לחשבון של 1.25 המחושב כדלקמן:
$ 1,000,000 ÷ 800,000 $ = 1.25 יחס ספר לחשבון
היחס חשוב במיוחד בענפים בהם ביקוש הלקוחות הוא תנודתי, מכיוון שההנהלה צריכה להבין מתי להתחיל להקטין את היכולת כדי לענות על רמות ביקוש יורדות. היחס משמש גם משקיעים, שכן יחס גבוה מצביע על כך שלארגון יש מודל עסקי חזק שמושך לקוחות, ולכן ראוי להשקיע. לעומת זאת, יחס ירידה (במיוחד במספר תקופות דיווח) מהווה אינדיקטור לפשיטת רגל אפשרית.
היחס יכול לשמש גם כמדד מוביל לשינויים בתנאים הכלכליים. לדוגמא, אם היחס יורד בכל ענף הרכב, זהו אינדיקטור חזק לכך שהכלכלה מתהפכת למיתון.
