ניתוח חשבונות כולל בחינה של פריטי השורה המפורטים הכוללים חשבון. ניתוח חשבונות נפוץ במיוחד עבור אותם חשבונות הכלולים במאזן, מכיוון שמדובר בחשבונות אמיתיים אשר יתרותיהם נמשכות משנה לשנה. ללא ניתוח חשבונות נכון, חשבונות אלה נוטים לבנות סכומים שהיו צריכים להיות מטוהרים בשלב כלשהו בעבר. אם רואי החשבון החיצוניים של החברה ימצאו את הבעיות הללו במהלך ביקורת, הם ידרשו למחוק את הפריטים שצוינו, וכתוצאה מכך הפחתת רווחים בלתי צפויה. כדי למנוע ירידות אלה בכמות גדולה, שיטה מומלצת היא לבחון באופן שוטף את תוכן חשבונות המאזן לאורך השנה. חשבונות גדולים יותר עשויים להיבדק מדי חודש, בעוד שחשבונות קטנים יותר עשויים להיבדק פעם ברבעון בלבד.
ניתן לבצע ניתוח חשבונות גם בחשבונות הנומינליים הכוללים את דוח הרווח והפסד. עם זאת, חשבונות אלה מוזרמים לרווחים שמורים בסוף כל שנת כספים, כך שאין מעט הזדמנויות לפריטים יוצאי דופן להצטבר בחשבונות אלה. כמו כן, התוצאה האופיינית לניתוח כזה היא רק כי פריט הכנסות או הוצאות נרשם בחשבון הכנסות או הוצאות שגויים; למעבר של הפריט לחשבון אחר אין השפעה נטו על הרווח או ההפסד המדווח על ידי ישות. לפיכך, ניתוח חשבונות מנוצל בצורה הרווחית ביותר בחשבונות המאזניים.
דרך טובה לבצע ניתוח חשבונות היא לפרט את תוכן החשבון בגליון עבודה יחיד בגליון אלקטרוני ולהקצות את תאריך הסיום לחודש לאותו דף גליון עבודה. התאם את הפרט בגליון העבודה ליתרת החשבון. כאשר ניתוח החשבון הבא נעשה עבור אותו חשבון, העתק את תוכן גליון העבודה לגליון עבודה חדש, תייג את הדף עם תאריך סיום החודש החדש ויישב שוב את החשבון. על ידי נקיטת גישה זו, אתה שומר תיעוד של תוכן החשבון, חודש אחר חודש, כל עוד אתה רוצה. זה שימושי למחקר שאלות חשבונאיות היסטוריות, וניתן להשתמש בו כדי לענות על שאלות על ידי רואי החשבון לאחר סוף שנת הכספים.
יתרון נוסף של ניתוח החשבון הוא שמי שמבצע את הביקורות עשוי לזהות הוצאות חריגות ולהביא אותן לידיעת ההנהלה. זה יכול לגרום לביטול הוצאות מסוימות, או אולי לזהות הונאות שנעשות נגד העסק. סקירת יתרות חשבונות בקו מגמה בשנים האחרונות היא דרך טובה לזהות את החריגות הללו.
בחשבונאות עלויות, מונח ניתוח החשבון משמש גם לקביעת רכיבי העלות הקבועים והמשתנים של חשבון, דבר שימושי לניתוח שולי תרומה ולבניית תקציבים גמישים.
