שכר דירה נצבר הוא סכום דמי השכירות שלא שולמו על ידי שוכר או שעדיין לא גבה על ידי המשכיר. אם שכר הדירה משולם בזמן, אז לעולם אין שכר דירה שנצבר. חשבונאות דמי השכירות המצטברים מנקודת מבטם של המשכיר והשוכר מצויינים להלן.
חשבונאות בעל הבית
למשכיר יש בדרך כלל הסכמי שכירות שבהם תשלומי דמי השכירות אמורים להתבצע בתחילת החודש בו מתבצעת השכירות. המשמעות היא שקבלת מזומנים ממשכירים חופפת בדרך כלל לתקופה בה היא מוכרת גם כהכנסה. לפיכך, אין צורך לצבור הכנסות מדמי שכירות. עם זאת, אם שוכר אינו משלם בתקופת השכירות, על בעל הדירה לצבור את דמי השכירות באותה תקופה חשבונאית, עם חיוב בחשבון חיוב (נכס) שנצבר וזיכוי לחשבון הכנסות משכר דירה. בדרך כלל זה מוגדר כרישום הפוך, כך שהערך המקורי יופסל אוטומטית בתחילת תקופת החשבונאות הבאה, ובכך ימנע את הסיכון שהוא יתעכב ברשומות החשבונאיות ויביא להכנסות כפולות.
עם זאת, מכיוון שהשוכר המדובר היה צריך לשלם מראש וכעת הוא מאחר בתשלום של חודש שלם בסוף תקופת החשבונאות, ייתכן שיהיה צורך גם ליצור עתודה משמעותית כנגד החוב המשוער, עם חיוב לרעים. חשבון הוצאות חוב וזיכוי לקצבה עבור חשבונות מסופקים. הניסיון של בעל הבית בתשלומים מאוחרים אלה עשוי להיות גרוע כל כך, שהגיוני יותר לא לצבור אותם כלל, ובמקום זאת רק לרשום הכנסות עם קבלת המזומנים (אשר נוטים יותר לבסיס המזומנים של החשבונאות). מצב אחרון זה נוטה לא להימשך זמן רב, שכן השוכר יפר את תנאי הסכם השכירות, ואז ניתן לפנות אותו.
חשב שוכר
מנקודת מבטו של השוכר, תשלום דמי שכירות עבור החודש הבא עשוי להתבצע לעיתים בסוף החודש שקדם לו. אם כן, "שכר דירה צבור" פירושו למעשה שכר דירה ששולם מראש. במקרה זה השוכר רושם חיוב בחשבון ההוצאות ששולמו מראש (נכס) וזיכוי בחשבון המזומן. כאשר השוכר מכין את דוחותיו הכספיים לחודש עליו חל תשלום שכר הדירה, חשבון הוצאות שכר הדירה מחויב וחשבון ההוצאות ששולמו מראש נשטף באשראי, כך שהוצאות שכר הדירה מוכרות בחודש הנכון.
שוכר מגדיר לעתים קרובות לוח זמנים של תשלומי שכירות במודול התוכנה לחשבונות שלו, כך שאותו תשלום מתבצע באותו יום בכל חודש עד שמגיע מועד סיום קבוע מראש. אותה רשומת יומן נוצרת אוטומטית עבור כל אחד מהתשלומים החוזרים הללו, מה שמקטין מאוד את הצורך לבדוק את הדיוק של רשומות שכר הדירה שנצברו בכל תקופת חשבונאות.
