רישום תשלום בכרטיס אשראי כולל הזנה מפורטת של מידע מדוח כרטיס אשראי למערכת חשבונאית של החברה. כאשר מעבד כרטיסי אשראי מגיש הצהרת כרטיסי אשראי לחברה, למעשה מוצגת בפני החברה חשבונית גדולה הכוללת פריטי שורה רבים עבור מגוון רחב של רכישות. מכיוון שתוכן ההצהרה יכול להיות כה מגוון, קשה להקצות לחיוב קוד חיוב אחד המוגדר כברירת מחדל (כפי שנעשה ברוב הספקים האחרים, הנוטים להיות קשורים למגוון רכישות קטן). במקום זאת, על צוות הזנת הנתונים בחשבונות לעבוד בדרכם בכל אחת מהדוחות הללו ולהקצות באופן ידני קודי חיוב לכל פריט שורה, בהתבסס על סוג ההוצאה.חלופה היא להעביר הצהרות אלה למשתמשי הכרטיס ולמלא את המידע הנדרש, אם כי גישה זו נוטה לעכב את עיבוד התשלומים.
לצוות החשבונות ניתן לקבל רשימה רגילה של חשבונות אליהם מוקצים פריטים מחויבים, שכן קיימת מידה נאותה של קביעות בסוגי הפריטים שנרכשו בכרטיס אשראי. דוגמאות לפריטים הנפוצים הם:
נסיעות ובידור
ציוד משרדי
עלות טובין שנמכרו
מנויים
הקיזוז לרישום ההוצאות עבור כל אחד מהפריטים הקודמים הוא החשבון לתשלום חשבונות.
לאחר שנרשם במערכת לתשלומי החשבונות, בסופו של דבר מתבצע תשלום צ'ק בסכום המצוין בדוח כרטיס האשראי (פלוס מינוס כל התאמה), כאשר יש חיוב בחשבון החשבונות לתשלום וזיכוי לחשבון המזומן. לאחר מכן מוסרת ייעוץ ההעברה מההצהרה, מצורפת לצ'ק ונשלחת בדואר למעבד כרטיסי האשראי. הצוות החשבונאי מצרף לאחר מכן עותק צ'ק לחלק הנותר של הצהרת הכרטיס, ומגיש אותו לפי חודש.
יש לחזור על תהליך הנהלת חשבונות כרטיסי האשראי בדיוק בכל חודש. אחרת, אפילו הצהרת כרטיס יחיד עשויה להכיל הוצאה כה גדולה עד כי עיבוד שגוי יכול להשפיע באופן משמעותי על התוצאות הכספיות של ארגון.
