החשבונאות החיונית עבור כרטיסי מתנה היא שהמנפיק יתעד אותם בתחילה כהתחייבות, ולאחר מכן כמכירות לאחר שבעלי הכרטיסים משתמשים בכספים הנלווים. ישנם טיפולים שונים ליתרות השיא בכרטיסים אלה, כפי שצוין להלן.
רקע כרטיסי מתנה
כרטיסי מתנה הם מושג שנמצא בשימוש שנים רבות, והופיע לראשונה כסקריפט המסופק על ידי המעסיק, בו עובדים יוכלו להשתמש בכדי לרכוש סחורה בחנות החברה. הפרשנות הנוכחית של כרטיס המתנה הורחבה מאז וכללה את כל הצרכנים, ולא רק עובדים. כרטיסי מתנה הם ברכה לחברות שמוכרות את הכרטיסים, מהסיבות הבאות:
מקור המזומנים . מקבלי כרטיסי המתנה לא בהכרח משתמשים בהם. בהתאם למחקר, נראה כי לא נעשה שימוש בין 10% ל -20% מכל כרטיסי המתנה.
מבלה . מקבלי כרטיסים רבים מוציאים לא רק את הסכום על הכרטיס, אלא הרבה יותר, הידוע כעל הוצאה.
סחורות שהוחזרו . כמות הסחורות שהוחזרו לחברה יורדת ממה שנחווה ברכישת מתנה, מכיוון שמקבל הכרטיס יודע בדיוק מה הוא רוצה לקנות.
חשבונאות על כרטיסי מתנה ותעודות שי
ישנם מספר סוגיות חשבונאיות הקשורות לכרטיסי מתנה, ואלה:
הכרה באחריות . מכירה ראשונית של כרטיס מתנה מפעילה את רישום ההתחייבות, ולא מכירה. זהו חיוב במזומן ואשראי לחשבון כרטיסי המתנה.
הכרה במכירה . כאשר משתמשים בכרטיס מתנה, ההתחייבות הראשונית עוברת לעסקת מכר.
שבירה . אם ישנה ציפייה סבירה כי לא ייעשה שימוש בשיעור מסוים מכרטיסי המתנה, ניתן להכיר בסכום זה כהכנסה.
אכיפה . כאשר לא משתמשים בכרטיס מתנה, יש להעביר את הכספים לממשלת המדינה הרלוונטית; החברה אינה יכולה לשמור על המזומנים. דרישה זו נקבעת על פי חוקי חטיפה מקומיים המכסים נכסים שלא נדרשו. כתוצאה מכך, חייבת להיות מערכת למעקב אחר כרטיסי מתנה שאינם בשימוש, אשר מפעילים העברה כספית לאחר חריגת תקופת השינה הסטטוטורית.
החזר הונאה . גנב יכול היה לקבל גישה לקודי הזיהוי של כרטיסי מתנה בודדים המוצגים בחנויות קמעונאיות, להמתין שמישהו יקנה את הכרטיסים ואז להשתמש בקודים לרכישת סחורה. כאשר זה קורה, על הגורם המנפיק להחזיר את הלקוחות המרומים, אשר צוות המנהלים צריכים לעקוב אחריהם.
למרות שלא מדובר בעסקה חשבונאית, צריך להיות מודע גם לעיכוב בזיהוי המכירות שנגרם מכרטיסי מתנה. מקבלי הכרטיס אינם רשאים להשתמש בהם במשך חודשים, ולכן ה"מכירה "הראשונית של הכרטיס מביאה רק לרישום התחייבות, אשר הופכת בסופו של דבר למכירה כאשר הכרטיס משמש את המקבל.
