חוב רע הוא חיוב בחשבון אשר זוהה בבירור שאינו ניתן לגבייה. משמעות הדבר היא כי חשבון ספציפי מוסר מחשבון החשבונות, בדרך כלל על ידי יצירת תזכיר אשראי בתוכנת החיוב ואז התאמת תזכיר האשראי לחשבונית המקורית; פעולה זו מסירה את דו"ח האשראי ואת החשבונית מדו"ח החשבונות.
כשאתה יוצר את תזכיר האשראי, אשר את חשבונו של חשבונות החיוב וחייב את חשבון הוצאות החוב הרע (אם אין רזרבה שהוגדרה לחובות לא טובים) או את הקצבה לחשבונות מסופקים (שהוא חשבון עתודה שמוגדר כצפוי של חובות רעים). החלופה הראשונה ליצירת תזכיר אשראי נקראת שיטת המחיקה הישירה, ואילו החלופה השנייה נקראת שיטת הקצבאות לחשבונות מסופקים.
לחובות מסופקים הינה חובה בחשבון שעלולה להפוך חוב רע בשלב כלשהו בעתיד. אולי אפילו לא תוכל לזהות איזו חשבונית פתוחה ללקוח עשויה להיות מסווגת כל כך. במקרה זה, צור חשבון מילואים (המכונה גם חשבון קונטרה) עבור חשבונות שייתכן שבסופו של דבר יהפוך לחובות גרועים, העריך את כמות חשבונות החיוב שעלולים להפוך לחובות גרועים בכל תקופה מסוימת וצור אשראי להזנת הסכום מההערכה שלך בחשבון מילואים זה, המכונה הקצבה לחשבונות מסופקים. החיוב בעסקה הוא על הוצאות החוב הרעות. בסופו של דבר, כאשר אתה מזהה חוב רע בפועל, מחק אותו (כמתואר לעיל בגין חוב רע) על ידי חיוב הקצבה בגין חשבונות מסופקים וזיכוי חשבון החשבונות החייבים.
לדוגמא, ל- ABC אינטרנשיונל יש 100,000 $ חשבונות חייבים, מתוכם היא מעריכה כי 5,000 $ יהפכו בסופו של דבר לחובות גרועים. לפיכך היא גובה 5,000 דולר על הוצאות החוב הרע (המופיעות בדוח רווח והפסד) וזיכוי לקצבה בגין חשבונות מסופקים (המופיעה ממש מתחת לשורת החשבונות במאזן). חודש לאחר מכן, ABC יודעת שחשבונית בסך 1,500 דולר היא אכן חוב גרוע. זה יוצר תזכיר אשראי בסך 1,500 דולר, מה שמקטין את חשבון החשבונות ב -1,500 דולר ואת הקצבה לחשבונות מסופקים ב -1,500 דולר. לפיכך, כאשר ABC מכירה בחוב הרע בפועל, אין כל השפעה על דוח רווח והפסד - אלא רק צמצום של חשבונות החוב וההפרשה לפריטי שורה של חשבונות מסופקים במאזן (שקיזזו זה את זה).
לפיכך, חוב רע הוא חוב מזוהה ספציפי שלא ישולם ולכן יש למחוק אותו בבת אחת, בעוד שחוב מסופק הוא כזה שעשוי להפוך לחוב גרוע בעתיד וייתכן שיהיה צורך ליצור אותו קצבה לחשבונות מסופקים.
