הוצאה שנצברה היא הוצאה שנוצרה, אך עדיין אין לה תיעוד הוצאות. במקום תיעוד ההוצאות נוצר רישום יומן כדי לרשום הוצאה שנצברה, כמו גם התחייבות קיזוז (שבדרך כלל מסווגת כהתחייבות שוטפת במאזן). בהעדר רישום יומן, ההוצאה כלל לא תופיע בדוחות הכספיים של הישות בתקופה שהייתה, מה שיביא לרווחים המדווחים להיות גבוהים מדי באותה תקופה. בקיצור, הוצאות שנצברו נרשמות בכדי להגדיל את דיוק הדוחות הכספיים, כך שההוצאות יתואמו יותר עם ההכנסות שאליהן הם משויכים.
הוצאה ששולמה מראש היא ההפך מההוצאה שנצברה, שכן התחייבות משולמת לפני שנצרך השירות או הנכס הבסיסי. כתוצאה מכך, נכס ששולם מראש מופיע בתחילה במאזן כנכס.
הוצאות שנצברו בפועל
דוגמאות להוצאות שנצברות בדרך כלל כוללות:
ריבית על הלוואות שעדיין לא התקבלה חשבונית מלווה עליה
טובין שהתקבלו ונצרכו או נמכרו, שטרם לא התקבלה עליהם חשבונית ספק
שירותים שהתקבלו עליהם טרם התקבלה חשבונית ספק
מיסים שהוטלו עליהם טרם התקבלה חשבונית מגורם ממשלתי
שכר עבודה שהושלם בגינם טרם בוצע תשלום לעובדים
דוגמא להוצאה שנצברה היא מצב בו חברה מקבלת ציוד משרדי מספק כמעט בסוף חודש, אך טרם קיבלה חשבונית מהספק עד לסגירת החברה את ספריה לחודש. כדי לרשום כראוי הוצאה זו בחודש הקבלה, צוות רואי החשבון רושם הוצאה בחשבון הוצאות האספקה עם חיוב בסכום שהוא מצפה לחייב על ידי הספק, ורושם זיכוי לחשבון התחייבות הוצאות שנצברו. לפיכך, אם סכום הציוד המשרדי היה 500 דולר, רישום היומן יהיה חיוב של 500 דולר לחשבון הוצאות הציוד המשרדי ואשראי של 500 דולר לחשבון ההתחייבות בהוצאות שנצברו.
ערך היומן נוצר בדרך כלל כערך הפוך אוטומטי, כך שתוכנת הנהלת החשבונות יוצרת באופן אוטומטי ערך קיזוז החל מתחילת החודש הבא. ואז, כאשר הספק מגיש בסופו של דבר חשבונית לישות, הוא מבטל את הרישום ההפוך.
כדי להמשיך בדוגמה הקודמת, הרישום של 500 דולר יתהפך בחודש שלאחר מכן, עם זיכוי לחשבון ההוצאות על ציוד משרדי וחיוב על חשבון חבות ההוצאות שנצברו. לאחר מכן החברה מקבלת את חשבונית הספק בסכום של 500 דולר, ורושמת אותה בדרך כלל באמצעות המודול לתשלומי חשבונות של תוכנת הנהלת החשבונות, וכתוצאה מכך חיוב בחשבון ההוצאות על ציוד משרדי וזיכוי לחשבון החשבונות. התוצאה נטו בחודש שלאחר מכן איננה הכרה כלל בהוצאות חדשות, כאשר האחריות לתשלום עוברת לחשבון החייב.
באופן מציאותי, סכום צבירת הוצאות הוא הערכה בלבד, ולכן הוא עשוי להיות שונה במקצת מסכום חשבונית הספק שמגיעה במועד מאוחר יותר. כתוצאה מכך, יש בדרך כלל סכום נוסף קטן של הוצאה או הכרה בהוצאות שליליות בחודש שלאחר מכן, לאחר היפוך רישום היומן וסכום חשבונית הספק זה מול זה.
מנקודת מבט מעשית, הוצאות לא מהותיות אינן נצברות מכיוון שזה דורש יותר מדי עבודה כדי ליצור ולתעד את רשומות היומן הקשורות. יתר על כן, מספר רב של רשומות יומן הוצאות שנצברו יאט את תהליך הסגירה בסוף החודש.
דוגמאות לרישומי יומן הוצאות שנצברו
ציוד משרדי שהתקבל ואין חשבונית ספק נכון לסוף החודש: חיוב על הוצאות ציוד משרדי, אשראי להוצאות שנצברו.
שעות עובד שעבדו אך לא שולמו בסוף החודש: חיוב בהוצאות שכר, אשראי להוצאות שנצברו.
התחייבות בגין טובת הנאה ואין חשבונית ספק נכון לסוף החודש: חיוב בהוצאות תגמולי העובד, אשראי להוצאות שנצברו.
מיסי הכנסה נצברים על בסיס הכנסה שנצברה . חיוב בהוצאות מס הכנסה, אשראי להוצאות שנצברו.
שלושת הערכים הראשונים אמורים להפוך בחודש שלאחר מכן. מיסי הכנסה נשמרים בדרך כלל כהוצאות נצברות עד לתשלום.
