עלות חוזה היא מעקב אחר עלויות הקשורות לחוזה ספציפי עם לקוח. לדוגמא, חברה מתמודדת על פרויקט בניה גדול עם לקוח פוטנציאלי, ושני הצדדים מסכימים בחוזה סוג החזר כספי מסוים לחברה. החזר זה מבוסס, לפחות בחלקו, על העלויות שנגרמו לחברה על מנת למלא את תנאי החוזה. לאחר מכן על החברה לעקוב אחר העלויות הכרוכות בחוזה זה כדי שתוכל להצדיק את חיובו ללקוח. הסוגים האופייניים ביותר להחזר עלויות הם:
מחיר קבוע . לחברה משולם סכום כולל קבוע עבור השלמת הפרויקט, אולי כולל תשלומי התקדמות. על פי הסדר זה, החברה תרצה לעסוק בעלויות חוזיות כדי לגבש את כל העלויות הרלוונטיות לפרויקט הבנייה, רק כדי לראות אם החברה הרוויחה רווח מהעסקה.
עלות פלוס . החברה מוחזרת עבור העלויות שהוציאה, בתוספת אחוז רווח או רווח קבוע. במסגרת הסדר זה, החברה תאלץ על פי תנאי החוזה לעקוב אחר העלויות הקשורות לפרויקט, כך שתוכל לפנות ללקוח לקבלת החזר. בהתאם לגודל הפרויקט, הלקוח עשוי לשלוח מבקר לבדיקת עלויות החוזה של החברה, ועלול לא לאפשר חלקן.
זמן וחומרים . גישה זו דומה להסדר העלות פלוס, אלא שהחברה בונה רווח בחיוב שלה, במקום להעניק לה רווח ספציפי. שוב, החברה חייבת לעקוב בקפידה אחר כל עלויות החוזה, מכיוון שהלקוח עשוי לבחון אותן בפירוט מסוים.
עלות חוזה עשויה להיות כרוכה בכמות ניכרת של הקצאת תקורה. בדרך כלל חוזי לקוחות מציינים בדיוק אילו עלויות תקורה ניתן להקצות לפרויקטים שלהם, וחישוב זה עשוי להשתנות בהתאם לחוזה.
בענפים מסוימים, כגון קבלנות ממשלתית ובנייה מסחרית, עלות חוזה היא המשימה העיקרית של מחלקת הנהלת חשבונות, או שאולי אף מאורגנת כמחלקה נפרדת לחלוטין. עלות נכונה של חוזה יכולה לתרום כמות נכבדה של רווחים, וכך היא מאוישת בדרך כלל עם מנהלי חשבונות וחשבונות מנוסים יותר.
