לְמַמֵן

בקרות חייבים

הפיקוח על חשבונות חייבים מתחיל באמת ביצירה ראשונית של חשבונית לקוח, מכיוון שעליך למזער מספר בעיות במהלך יצירת חשבונות חייבים לפני שתוכל לקבל סט מקיף של בקרות על נכס מפתח זה. הבקרות מתחברות על תחזוקה נכונה של חשבונות חייבים וחיסולם באמצעות תשלומים מלקוחות או ייצור תזכירי אשראי. הפקדים העיקריים שיש לקחת בחשבון הם:

  • דרוש אישור אשראי לפני המשלוח . יהיו לך בעיות באיסוף חשבונות חייבים אם הזמנה נשלחת ללקוח עם דירוג אשראי גרוע. לכן, דרוש אישור חתום של מחלקת האשראי בכל הזמנות המכירה מעל סכום דולר מסוים.
  • אמת את תנאי החוזה . אם ישנם תנאי תשלום חריגים, אמת אותם לפני יצירת חשבונית. אחרת, חשבונות חייבים יכילו חשבוניות שלקוחות מסרבים לשלם.
  • חשבוניות הגהה . אם חשבונית בסכום של דולר גדול מכילה שגיאה, הלקוח רשאי לעכב את התשלום עד שתשלח חשבונית מתוקנת. שקול לדרוש הגהה של חשבוניות גדולות יותר כדי להקל על הבעיה.
  • אשר תזכירי אשראי . אנשים שיש להם גישה לתשלומי לקוחות נכנסים יכולים ליירט מזומנים נכנסים ואז ליצור תזכיר אשראי כדי לכסות את עקבותיהם. שלב במניעת בעיה זו הוא לדרוש אישור רשמי של מנהל לתזכירי אשראי, אשר מאומתים במועד מאוחר יותר על ידי צוות הביקורת הפנימית. אל תקחו את השליטה הזו לקיצוניות ודרשו אישור לתזכירי אשראי קטנים במיוחד - אפשרו לצוות הנהלת החשבונות ליצור קטנים ללא אישור, רק כדי לנקות יתרות חשבונות קטנות שנותרו.
  • הגבל את הגישה לתוכנת החיוב . כפי שצוין זה עתה, מישהו יכול ליירט תשלומים נכנסים מלקוחות ולהסתיר את הגניבה באמצעות תזכיר אשראי. עליך להגן על הגישה באמצעות סיסמה לתוכנת החיוב כדי למנוע ייצור בלתי חוקי של תזכירי אשראי.
  • חובות נפרדות . כפי שצוין זה עתה, אף אחד לא אמור להיות מסוגל להתמודד עם תשלומי לקוחות נכנסים וליצור תזכירי אשראי, אחרת הוא יוכל לקחת את הכסף ולכסות את עקבותיו בתזכירי אשראי. לכן, הקצה משימות אלה לאנשים שונים.
  • בדוק רשומות יומן חייבים . עסקאות חייבים כמעט תמיד עוברות ביומן מכירות בתוכנת הנהלת החשבונות המייצרת רשומות חשבונאיות משלה. לכן, כמעט אף פעם לא צריכה להיות רישום יומן ידני בחשבון החשבונות. עליכם לבחון ערכים אלה בקפידה.
  • ביקורת חבילות חשבוניות . לאחר השלמת החשבוניות, על החבילה להיות כוללת חבילת המכילה את הזמנת המכירה, אישור אשראי, שטר מטען והעתק חשבונית. על צוות הביקורת הפנימית לבחון מבחר מחבילות אלה כדי לוודא כי פקיד החיוב בדק כראוי את כל הניירת התומכת ויצר נכון חשבונית.
  • התאם חיובים ליומן המשלוחים . ייתכן שהפריטים יישלחו ללא חשבונית מתאימה, או להיפך. כדי לאתר מצבים אלה, יש לצוות הביקורת הפנימית להשוות חיובים ליומן המשלוחים ולבדוק את ההבדלים.
  • ביקורת על יישום תקבולים במזומן . צוות הנהלת החשבונות עשוי להחיל באופן שגוי קבלות במזומן על חשבוניות פתוחות, ואולי אפילו לא להחיל אותם על חשבונות הלקוחות הנכונים. בקש מעת לעת שצוות הביקורת הפנימית יעקוב אחר מבחר קבלות במזומן לחשבוניות של לקוחות בכדי לאמת יישום תקין במזומן.

פריטים אלה מהווים את הפקדים הבסיסיים לקבלת חשבונות. חברה עם מערכת חייבים מיוחדת עשויה שתצטרך ליישם בקרות נוספות, או שלא תזדקק לחלק מהפריטים המפורטים כאן.